Nuovi trend: il time management nell’era digitale

Avete mai l’impressione che il tempo non vi basti? Vi capita di programmare molte attività per una giornata e, alla fine, rendervi conto di averne portate a termine la metà?

Nell’era digitale sono situazioni molto diffuse a causa delle continue distrazioni a cui siamo sottoposti. I social, le email, le notifiche continue sui nostri dispositivi sono i principali responsabili del nostro perdere tempo.

Il time management arriva in nostro soccorso e ci aiuta a ottimizzare il tempo a nostra disposizione, insegnandoci qualche buona pratica per farlo.

 

COS’E’ IL TIME MANAGEMENT

La gestione del tempo è fondamentale per dare una direzione a un’azienda e a un team, perché ci permette di comprendere quanto tempo serve investire per ogni attività.

Questa metodica nasce proprio per pianificare e controllare come usiamo il nostro tempo, così da poterlo ottimizzare e migliorare in produttività e efficienza. Ma anche in soddisfazione.

Riuscire a completare gli obiettivi assegnati è una gratificazione che interessa tutto il personale di un’azienda.

Per migliorare il time management si possono usare strumenti e tecniche. Esistono diverse app che aiutano a organizzarsi. Tuttavia, esse stesse possono essere motivo di distrazione, visto che ricorrono a notifiche e avvisi. Non solo, ma molto spesso vengono usate da smartphone, per cui aumenta il rischio di prendere in mano il proprio telefono per controllare la notifica dell’app e ritrovarsi sui social senza rendersene conto.

La soluzione migliore è acquisire le soft skill necessarie a organizzare le attività di lavoro con efficienza, senza sovraccaricarsi o, al contrario, pianificando meno lavoro di quello che si può portare a termine.

La gestione del tempo è un’arte e i suoi strumenti richiedono un nuovo mindset, nuovi approcci, nuovi strumenti.

Perché adottare il time management nella tua azienda

Ottimizzare la gestione del tempo è una strategia vincente per quelle aziende che vogliono migliorare la produttività, senza intaccare la qualità dell’ambiente di lavoro. Anzi, migliorando anche il grado di soddisfazione del team.

Uno degli obiettivi di questa tecnica è quello di aumentare la produttività e fare più cose durante la giornata. Però, il tempo è limitato. Produttività e tempo sembrano in conflitto, ma così non è.

Dobbiamo concentrarci non sul velocizzare il lavoro, ma sullo sfruttare al meglio il tempo, ottimizzare le nostre azioni e decisioni. In questo modo riusciremo a lavorare meglio, seguendo anche più mansioni allo stesso tempo.

La gestione delle priorità è parte fondante di questa ottimizzazione. Le attività non sono tutte importanti allo stesso modo. Definire un’organizzazione dei task ci permette di indirizzare le nostre azioni e usare al meglio le nostre energie.

Se adottiamo correttamente la gestione del tempo, i compiti importanti saranno i primi a essere conclusi. Per fare questo abbiamo bisogno di organizzarci, anche e soprattutto mentalmente, per creare un piano di azione.

Per tutto questo ci vengono incontro le mappe, che vanno pensate e create sulla base di ciò che davvero è importante per la nostra azienda.

Quindi, dobbiamo comprendere come viene utilizzato il tempo, per poter capire come poter migliorare.

 

Come viene impiegato il tempo in azienda?

La produttività aziendale deriva da un’attenta pianificazione del lavoro e del tempo. Per farlo in modo efficiente dobbiamo imparare a dare delle priorità, distinguere quali siano i task da portare a termine per primi, i più urgenti, da quelli necessari ma non urgenti e così via.
Spesso necessario e urgente non vanno a braccetto e nell’organizzazione entrano in conflitto.

Per questo la prima fase di un’attenta pianificazione parte da un’analisi di come vengano svolti i lavori e quanto tempo richiedano, per raggiungere l’obiettivo finale di completare ogni attività nel minor tempo possibile, senza perdere in qualità.

Sembra impossibile? Non lo è.

Basta tracciare il tempo stabilendo un programma. Ogni task va scomposta e dettagliata, così da aver chiaro cosa si deve fare nel tempo stabilito. In questo modo, ci si renderà conto anche delle perdite di tempo che costellano il nostro metodo di lavoro. È normale, difficilmente ci si approccia al lavoro pensando di pianificare i tempi, di solito ci si dedica allo svolgimento di quanto assegnato e quando si è finito, si è finito.

 Vediamo più nel dettaglio gli step del time management aziendale.

Tutti gli step necessari a una buona gestione del tempo

Il time management è un’abilità importante sul lavoro, ma anche nella vita di tutti i giorni.

Perché diventi una buona abitudine, bisogna iniziare a piccoli passi, cambiando il nostro modo di pensare e vedere il lavoro in azienda.

Tra le prime buone pratiche a esempio, c’è quella di mantenere l’ambiente di lavoro ordinato e pulito, per limitare le distrazioni. Incoraggiare i dipendenti a farlo, li aiuterà a sentirsi più coinvolti nel loro lavoro. Non stiamo dicendo che debbano fare le pulizie, ma che debbano tenere ordinata la propria scrivania. In questo modo le fonti di distrazione saranno notevolmente ridotte.

Ognuno ha un picco di produttività che va sfruttato per le attività più impegnative. Riconoscerlo ci permette di aiutare i nostri dipendenti a lavorare meglio aumentando il grado di soddisfazione generale. Allo stesso tempo, dobbiamo imparare a delegare tutto quello che possiamo e dobbiamo, anche per rinsaldare un legame di fiducia nel team.

Bisogna farlo con cognizione di causa e quando è il momento, coinvolgendo qualcuno che possa davvero portare a termine il compito al nostro posto.

Molto importante è anche imparare a programmare delle pause durante il lavoro. Infatti, staccare qualche minuto dal lavoro e fare altro, che sia prendere un caffè o scambiare quattro chiacchiere con i colleghi, farà riposare il nostro cervello. Quando torneremo alla scrivania, la nostra concentrazione sarà migliore.

 

 

Qualche spunto di riflessione sull’importanza del time management in azienda

Un vero time management migliora la produttività senza velocizzare il lavoro o stressare il dipendente. Agisce sulla concentrazione e sul giusto equilibrio tra questa e la mole di lavoro da svolgere.

La tua azienda può avere grandi benefici dalla sua adozione, perché i tuoi dipendenti saranno i primi a beneficiarne.

Molto spesso si stabilisce un orario di lavoro, il classico 9-17, però non si pensa a creare un tempo di lavoro. Un’organizzazione che elimini il disordine nella gestione delle attività, aiutando anche i lavoratori a progettare meglio il loro impegno. Se non si stabilisce un piano da seguire, sarà difficile vedere risultati.

Di conseguenza, si crea una struttura organizzata. Orari precisi fanno sì che manager e dipendenti abbiano la possibilità di comprendere meglio dove dovrebbero trovarsi col lavoro in un determinato momento e dove dovrebbero arrivare alla fine della giornata, settimana o mese. Obiettivi chiari fanno sì che le persone siano più motivate e focalizzate.

Le priorità aggiungono l’accento mancante che permette al lavoro di diventare molto più facile da organizzare ma anche da eseguire. Tutti sanno su cosa devono focalizzarsi di più e cosa lasciare in secondo piano.

Uno degli effetti naturali del time management è il miglioramento della produttività legato a un controllo ferreo del proprio tempo e del modo in cui viene utilizzato. Ogni dipendente lavora con più consapevolezza e meglio. L’efficienza che si genera porta a un aumento della produttività come conseguenza diretta.

La gestione del tempo è un’alleata per la buona salute di un’azienda. Piace ai dirigenti perché aiuta a portare risultati senza stravolgere il modo di lavorare. Piace ai dipendenti perché diventano più consapevoli e autonomi nell’amministrazione del proprio lavoro. Infatti, nonostante sia una pratica adottata a livello aziendale, responsabilizza tutti allo stesso modo nel coordinare le attività. Non fa sentire nessuno controllato, perché il controllo del lavoro è personale.

Alla fine di ogni giorno, settimana o mese, si possono vedere i risultati complessivi di una buona ottimizzazione dei tempi di lavoro.

Un aspetto interessante è che dopo qualche tempo dalla sua adozione, diventa un modo naturale di pensare e organizzare il lavoro. Per cui si integra nella routine giornaliera di lavoro. In molti casi, le persone che usano buone strategie di time management al lavoro, le riportano anche nella gestione del tempo fuori dall’ufficio, riuscendo a gestire meglio il proprio tempo libero e a svolgere molte più attività di proprio interesse.

 

Conclusioni

Un buon time management è importante per il lavoro di team aziendale. Affinché sia efficace ci vuole una buona consapevolezza, analisi e preparazione.

Noi di Sinergie Education lavoriamo a fianco delle aziende da anni per aiutarle nella formazione aziendale. Abbiamo acquisito grande competenza in materia e per questo possiamo formare il tuo personale con il nostro corso di Time Management in collaborazione con iFacilitatori.

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